Excel est omniprésent dans les entreprises. Que ce soit pour suivre des projets, gérer un budget, centraliser des contacts ou planifier un planning, il devient rapidement l’outil réflexe des équipes. Et, honnêtement, on trouve que c’est une bonne chose : un fichier Excel n’est pas seulement un tableur, c’est souvent la première étape d’une innovation digitale portée par les métiers.
Malheureusement, vient un moment où ce fichier atteint ses limites. Trop d’utilisateurs, trop de données, trop de risques, fonctionnalités limitées. C’est alors qu’une question se pose : faut-il transformer un fichier Excel en application web ou en application mobile ?
Excel, un excellent point de départ
S’il est si utilisé, c’est parce qu’Excel est :
- Accessible : il est presque dans toutes les entreprises (ou son copain google sheet), ne cout pas cher ormis l’abonnement O365.
- Rapide : une idée devient une feuille de calcul en quelques minutes. Et les macros peuvent compléter fonctionnellement les formules.
- Souple : on peut tester, bricoler, ajuster sans dépendre du service informatique.
Un tableur Excel est souvent le premier prototype d’un besoin métier concret. Chaque onglet, chaque formule, chaque mise en forme pose les bases de façon très agile. On n’aime pas ? On corrige immédiatement. On y voit quelles données sont suivies, quels calculs sont nécessaires, quelles informations manquent. Autrement dit, un fichier Excel est déjà un cahier des charges vivant.
C’est pour cette raison qu’il faut valoriser ces initiatives. Lorsqu’un métier construit son fichier, il exprime ses besoins, il imagine des fonctionnalités et il montre ce qui pourrait être automatisé ou fiabilisé.
Quand les limites d’Excel imposent une application.
Aussi pratique soit-il, Excel n’est pas conçu pour tout faire. Les signaux d’alerte arrivent vite :
- Collaboration compliquée : difficile de travailler à plusieurs sans écraser les données ou multiplier les versions.
- Sécurité insuffisante : les fichiers Excel contiennent parfois des données sensibles, sans gestion fine des droits d’accès.
- Dépendance à une personne clé : quand seul un collaborateur maîtrise les macros ou la logique du fichier, la pérennité est fragile.
- Scalabilité limitée : un fichier lourd, des milliers de lignes, des calculs lents… le tableur atteint vite ses limites techniques.
- Intégration SI absente : un fichier Excel reste isolé, difficile à connecter à un ERP, un CRM ou une API.
Ces limites ne rendent pas Excel inutile, au contraire. Elles indiquent simplement qu’il a rempli son rôle de départ, et qu’il est temps de passer à une application plus robuste.
Professionnaliser un processus issu d’Excel : la démarche
Passer d’un fichier Excel en application ne se fait pas en un claquement de doigts. Mais la méthode reste simple et pragmatique.
Cadrer le besoin simplement
Le fichier Excel est déjà un cahier des charges. La première étape consiste à :
- Valider ce qui fonctionne bien dans le fichier actuel.
- Identifier ce qui manque ou ce qui serait idéal.
Plutôt qu’un long document technique, l’approche la plus efficace est de rédiger des user stories :
- “Si je pouvais valider mes données en temps réel, je gagnerais une heure par semaine.”
- “Si les utilisateurs pouvaient saisir directement dans un formulaire, je réduirais les erreurs.”
L’objectif est double :
- Justifier l’investissement (le temps gagné doit dépasser le coût de mise en place).
- S’assurer que la valeur ajoutée par rapport à l’Excel est bien réelle.
Vérifier la cohérence avec le SI existant
En tant que DSI, on reste extrêmement vigilant à la cohérence du SI au global. Développer une application c’est bien, mais quelques pré-requis sont à vérifier :
- La fonctionnalité n’existe pas déjà dans un outil en place (ERP, CRM, logiciel métier).
- S’assurer que’une brique complémentaire d’un outil existant ne peut pas couvrir le besoin.
Attention, cela ne veut pas dire qu’on doit tordre un ERP pour que tous les processus entre dedans. Mais si le besoin est relativement standard et qu’un outil comme l’ERP dans ses fonctionnalités standard peut le couvrir alors il ne faut pas hésiter.
Cela évite de réinventer la roue et garantit une meilleure cohérence du système d’information.
Évaluer les solutions standards avant de créer votre application
Si le besoin n’est pas couvert par le SI actuel, il peut l’être par un logiciel standard du marché. Ces solutions offrent souvent :
- Une maintenance facilitée avec les mises à jour pilotée par l’éditeur,
- Une pérennité garantie,
- Une meilleure conformité réglementaire.
Parfois, adopter un outil existant est plus efficace que de créer de toutes pièces.
Si besoin spécifique : passer par une Digital Factory pour transformer votre fichier Excel en application
Lorsque le besoin est unique, spécifique à l’entreprise et non couvert par une solution standard, c’est le moment de développer une application sur mesure.
C’est là qu’intervient la Digital Factory :
- Coconstruire avec les métiers,
- Dans un cadre posé par la DSI,
- En utilisant le no-code et le low-code pour aller vite, réduire les coûts et garantir un bon ROI. Qu’est ce que le no code ?
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article “Qu’est-ce qu’une Digital Factory ?” et “Qu’est-ce que le no-code ?”.
Cas d’usage : du fichier Excel au suivi de carrossage avec une application web chez Marrel
Un exemple concret illustre bien ce passage : le cas Marrel (CTELM).
- Contexte : l’entreprise gérait le suivi du carrossage via un fichier Excel complexe, avec macros. Cet outil, critique pour le métier, était devenu instable et dépendait d’une personne clé qui était partie.
- Problème : perte de temps, risque d’erreurs, difficulté à collaborer et à intégrer l’Excel dans le SI global.
- Approche :
- Partir de l’Excel comme cahier des charges.
- Traduire les besoins métiers en user stories.
- Construire un prototype d’application en Digital Factory avec les équipes.
- Cette application sera connectée au nouvel
Tout cela est présenté dans le cas d’usage Marrel / CTELM, visible ici : ERP modulaire & Digital Factory
Quand votre fichier Excel atteint ses limites, suivez les bonnes étapes pour convertir vos besoins en une application robuste et évolutive.
Excel est une formidable porte d’entrée à l’innovation digitale. Loin d’être un problème, un fichier Excel montre que les métiers expriment déjà leurs besoins et expérimentent des solutions.
Mais à un moment, ses limites apparaissent. C’est alors qu’il faut décider de passer à une application plus robuste. La démarche est progressive :
- Cadrer simplement le besoin à partir de l’Excel.
- Vérifier la cohérence avec le SI existant.
- Explorer les solutions standards.
- Et, si nécessaire, développer une application spécifique via une Digital Factory.
Grâce aux outils no-code, low-code et à l’IA, cette transition est aujourd’hui rapide, pragmatique et accessible. Elle permet de transformer un fichier Excel en application web ou mobile, tout en capitalisant sur le travail déjà réalisé par les métiers.
Chez Appy Makers, nous aidons les entreprises à franchir ce cap : partir de leurs fichiers Excel, les valoriser, et en faire le point de départ
