Cypath : la collecte des prélèvements tracée de la tournée jusqu’à la réception

En bref

• 40 coursiers, 1 200 lieux de collecte, des prélèvements ramassés chaque jour dans des établissements de santé.
• Une organisation qui reposait sur des feuilles de route et des feuilles d’émargement papier.
• Une application mobile pour les coursiers, une application web pour le secrétariat.
• Un développement sur mesure en no-code, avec Xano, WeWeb et FlutterFlow.

Le contexte

Cypath est un groupe de cabinets d’anatomie et cytologie pathologiques. Ses médecins analysent des prélèvements de tissus humains, collectés chaque jour dans des établissements de santé, cliniques, hôpitaux et cabinets médicaux. 40 coursiers tournent sur 1 200 lieux de collecte et ramènent les prélèvements vers l’un des sites du groupe.

L’organisation reposait sur des feuilles de route et des feuilles d’émargement papier.

Les besoins exprimés :

• tracer le nombre de dossiers collectés sur chaque lieu de collecte
• vérifier à la réception que ce qui arrive correspond à ce qui a été collecté
• absorber les changements de planning demandés par les lieux de collecte

Les enjeux

Fiabilité. Ce sont des prélèvements médicaux. Ce qui part d’un lieu de collecte doit arriver, et l’écart doit se voir tout de suite, pas le lendemain.

Fluidité. Les demandes de passage, les changements et les informations à transmettre circulaient par téléphone et sur papier. Il fallait qu’elles soient prises en compte sans ralentir la tournée ni mobiliser le secrétariat.

La solution

Logipath relie deux outils : une application mobile installée sur le téléphone des coursiers, et une application web pour le personnel administratif. L’application mobile a été conçue pour être prise en main sans formation : peu d’écrans, peu de champs, les codes d’une application mobile d’aujourd’hui.

• Traçabilité complète, de la collecte sur site jusqu’à la réception. Le coursier saisit ce qu’il récupère, la réception vérifie la correspondance.
• Signalement des non-conformités, traité comme un cas normal et non comme une exception.
• Organisation des tournées et gestion des changements de planning demandés par les lieux de collecte.
• Messagerie entre le secrétariat et les coursiers, pour ce qui doit être transmis en cours de tournée.

Les résultats

• Plus de feuilles de route ni de feuilles d’émargement.
• Des demandes de changement de planning prises en compte de façon organisée, au lieu de circuler par téléphone.
• Une traçabilité fiable sur 1 200 lieux de collecte et 40 coursiers.

Pourquoi du sur mesure

Il existe des logiciels de gestion de tournées sur le marché. Deux raisons les ont écartés.

• Le modèle économique. Facturation par utilisateur et par mois. Avec 40 coursiers et le personnel administratif, sur cinq ans, l’addition devient difficile à défendre pour un périmètre qui ne dégage pas de gain mesurable.
• La complexité. Ces produits ont élargi leur périmètre au fil des années pour couvrir le transport et la logistique. Ils sont complets, donc chargés. Une interface pleine de fonctions inutiles ici aurait condamné la prise en main sans formation.

Le sur mesure n’a pas servi à faire plus. Il a servi à faire exactement ce qu’il fallait, et rien d’autre.

Xano, WeWeb et FlutterFlow

Le back-end repose sur Xano, qui porte les données et les règles de gestion. L’application du secrétariat est développée avec WeWeb, celle des coursiers avec FlutterFlow, installée comme une application mobile classique sur le téléphone professionnel.

Le besoin est une application de terrain : utilisée debout, parfois d’une seule main, avec peu de champs à remplir. Le no-code a permis de construire le socle vite, puis d’ajuster les écrans atelier après atelier avec les utilisateurs.

En service

L’application est utilisée au quotidien, sur les tournées comme à la réception. Elle continue d’évoluer au rythme des retours du terrain.

C’est la deuxième application que nous avons construite pour Cypath, après l’archivage de ses lames médicales. Le projet a été mené par notre Digital Factory et illustre ce que le no-code change dans le système d’information des PME et ETI.

Photo de Tima Miroshnichenko: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/paquet-ensemble-boites-conteneur-6170153/

Photo de Jess Loiterton: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/laboratoire-science-echantillons-mise-au-point-selective-9259940/

Photo de Polina Tankilevitch: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/homme-main-boite-paquet-4440892/