Cyclable : Application Low-code pour le traitement des commandes clients

Contexte et besoin

Cyclable, c’est 80 magasins de Vélo et un site marchand dédiés aux vélos de villes et de voyage, avec la conviction que « le vélo est un moyen de se réapproprier l’espace public tout en favorisant la mobilité des personnes ».

Le besoin est assez particulier : la demande de vélos étant supérieure à la production, les fournisseurs planifient en début d’année les livraisons pour l’année complète. Notre client a donc un planning des livraisons pour l’année, le réassort se faisant à la marge.

Durant l’année, les clients viennent dans les magasins et commandent des vélos. Pour chaque commande, le service approvisionnement doit vérifier si il y a du stock, et si il y en a pas, il doit associer la commande du client à une livraison fournisseur à venir pour la réserver.

Tout cela était géré sur un fichier Excel, avec une ligne par par vélo. Sur le papier cela a l’air simple, mais quand vous avez plusieurs milliers de lignes de réceptions, et plusieurs dizaines de commandes clients par jour, cela se complique fortement.

L’objectif était donc d’automatiser au maximum les affectations des commandes clients aux réceptions fournisseurs à venir, et de donner une meilleure visibilité aux différents magasins.

Solution développée

Nous avons donc développé une application avec Airtable, Softr et Make avec les fonctionnalités suivantes :

• Les nouvelles commandes clients sont importées automatiquement 2 fois par jour, l’application se chargeant d’attribuer automatiquement ces commandes clients à du stock ou à des livraisons fournisseurs à venir.
• Les magasins ont un portail web permettant de connaitre les dates de disponibilités des différents types de vélo, de consulter les dates de livraisons de leurs commandes clients, etc.
• Un système d’information automatique par email a été mis en place, par exemple les magasins sont prévenus automatiquement quand une commande fournisseur est arrivée, ou lorsqu’il y a un décalage sur la date de livraison.

Les gains sont importants pour notre client :

• Gain de temps (4h/jour) et de fiabilité grâce à l’attribution automatique des commandes clients,
• Une information beaucoup plus facile à obtenir sur les dates de disponibilités grâce au portail,
• Des automatismes pour informer les magasins de réceptions ou des décalages de livraisons.

Une V2 a ensuite été développée pour intégrer la gestion de processus, comme les demandes de réassort par les magasins et la gestion des transferts entre le stock central et les magasins.