CARA : une application sur mesure pour suivre les temps et piloter les projets

Temps de lecture estimé : 4 minutes

Un collaborateur intervient sur plusieurs projets. Chaque projet a son propre découpage. Multipliez par une équipe entière, et le tableur ne suffit plus.

En bref

• Le client. CARA est un cluster industriel de la mobilité basé à Lyon. Il anime un réseau d’adhérents et pilote des projets d’innovation collaboratifs.
• Le point de blocage. Le suivi des temps et des budgets reposait sur plusieurs fichiers Excel à macros, maîtrisés par un nombre restreint de personnes.
• La solution. Appy Makers a conçu et développé Caramba, une application sur mesure en low-code avec Xano et WeWeb, interfacée par API avec le SIRH Keeple.
• Le résultat. Les 17 collaborateurs saisissent leurs temps dans un seul outil. Le suivi budgétaire par projet est à jour en permanence.

D’un diagnostic SI à une application métier

Appy Makers accompagne CARA depuis 2024. Le premier temps du travail a été un diagnostic du système d’information : ateliers avec chaque direction, cartographie des processus et des outils, feuille de route priorisée.

Ce cadrage a permis de trancher plusieurs sujets structurants et d’identifier les chantiers à lancer, dans quel ordre et pour quelle raison.

Caramba en fait partie. Le projet n’est pas né d’une demande isolée, mais d’un arbitrage : c’était le sujet qui touchait le quotidien de toute l’équipe. Quand le développement a démarré, le besoin était déjà instruit.

Là où le tableur atteint sa limite

CARA pilote des projets d’innovation. Certains sont internes, beaucoup sont collaboratifs et cofinancés par la Région, par l’État ou par des programmes européens. Chacun a son propre découpage : des lots, des actions, des jalons, des périmètres de dépenses qui ne se recouvrent pas.

Tout cela vivait dans plusieurs fichiers Excel enrichis de macros, construits au fil des années.

Trois des seuils que nous utilisons en cadrage étaient franchis en même temps : plusieurs versions du même fichier en circulation, une saisie faite deux fois avant consolidation, et une maîtrise des calculs concentrée sur peu de personnes. Nous détaillons ces seuils dans notre article Faut-il remplacer votre fichier Excel, ou le garder ?.

Un seuil franchi ne justifie pas un projet. Trois, oui.

Un modèle unique pour des projets qui ne se ressemblent pas

Le vrai sujet n’était pas l’écran de saisie. Il était dans le modèle de données.

Il fallait un socle commun, projet puis lot puis tâche, capable d’accueillir des projets qui ne se découpent pas de la même façon. Y greffer des coûts collaborateurs qui évoluent chaque année, des taux qui varient selon les projets, un budget prévisionnel, un budget contractuel et un réalisé qui doivent se comparer à tout moment.

Un outil de suivi des temps du marché aurait imposé sa propre logique de découpage. Il aurait fallu tordre le métier pour entrer dedans, ou renoncer à une partie du pilotage.

Une plateforme no-code éditeur n’était pas non plus la bonne réponse. Ce type de solution donne d’excellents résultats quand la complexité tient à la richesse des données et à la diversité des usages, comme sur le CRM spécifique livré quelques mois plus tôt à un autre cluster. Ici, la complexité était ailleurs : dans les règles de calcul, les agrégations et les contrôles.

C’est exactement le terrain du low-code sur mesure.

Une application branchée sur le SIRH, pas posée à côté

Caramba a été développée avec Xano pour le back-end et WeWeb pour le front-end. Deux mois et demi de développement, après la phase d’ateliers de cadrage fonctionnel.

Le choix structurant de la réalisation tient en une règle : l’application ne redemande jamais ce que le système d’information sait déjà.

Les collaborateurs, leurs contrats, leurs absences et leurs temps de travail sont gérés dans Keeple, le SIRH de CARA. Caramba s’y connecte par API. Une arrivée, un congé posé, un passage à temps partiel : l’information descend dans l’application sans que personne la ressaisisse.

Ce point n’est pas un confort d’usage, c’est ce qui rend le suivi fiable. Le temps disponible d’un collaborateur sur un mois donné n’est plus une hypothèse saisie à la main, c’est une donnée. Le prévisionnel se recale donc tout seul quand le réel bouge.

L’utilisateur n’a plus à faire que ce que lui seul peut faire : répartir son temps entre les projets, les lots et les tâches. L’application se charge du reste :

• comparer en continu budget prévisionnel, budget contractuel et réalisé ;
• gérer les coûts par collaborateur et par année, avec des taux différenciés selon les projets ;
• signaler les écarts entre le temps disponible et le temps imputé ;
• éditer les tableaux de bord de suivi, projet par projet.

Un outil utilisé par toute l’équipe

L’application est en production. Les 17 collaborateurs de CARA y saisissent leurs temps.

Le changement le plus visible est aussi le plus simple : il n’y a plus qu’un seul endroit où saisir, et un seul endroit où regarder. Le suivi budgétaire n’est plus une opération de consolidation faite après coup, c’est un état disponible à tout moment.

Le pilotage des projets financés y gagne mécaniquement, puisque les temps et les dépenses sont rattachés au bon découpage dès la saisie.

Et la connaissance des règles de gestion ne repose plus sur un fichier. Elle est dans l’outil.

Quand la complexité est dans les règles, pas dans l’écran

Caramba n’est pas une application compliquée à utiliser. Ce qu’elle porte de complexe, ce sont les calculs, pas les écrans.

C’est ce qui a justifié de la construire sur mesure plutôt que de chercher un outil du marché à adapter.

Questions fréquentes

Quand développer une application de suivi des temps sur mesure plutôt qu’utiliser un outil du marché ?

Quand le découpage des projets, les règles de calcul ou la logique budgétaire ne rentrent pas dans le modèle imposé par l’outil. Si le besoin est standard, un outil standard reste la meilleure option.

Quelle différence entre no-code et low-code sur ce type de projet ?

Le no-code éditeur convient quand la complexité tient à la richesse des données et des usages. Le low-code devient nécessaire quand il faut écrire des règles de calcul, des agrégations et des contrôles spécifiques.

Combien de temps prend un projet de ce type ?

Pour Caramba, deux mois et demi de développement, précédés d’ateliers de cadrage fonctionnel. La durée dépend surtout du temps passé à modéliser correctement le besoin avant d’écrire la première ligne.

 

Photo de Christian Wasserfallen: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/train-ensoleille-traversant-un-pont-au-dessus-d-une-route-pittoresque-34618892/

Photo de Deva Darshan: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/photo-aerienne-de-la-route-en-beton-gris-938582/

Photo de LUNA LUNA: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/voitures-rue-conduire-moderne-5498583/